QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG ĐÌNH
I. Ban quản lý dự án
1. Thành phần
- Bà Bùi Thị Yến Trưởng thôn (trưởng ban)
- Ông Nguyễn Văn Sình Bí thư chi bộ (phó ban)
- Ông Đỗ Văn Báu Chi Hội trưởng hội người cao tuổi (phó ban)
- Ông Nguyễn Văn Đoàn Chi hội trưởng hội cựu chiến binh (uỷ viên)
- Bà Bùi Thị Hoạt Chi hội trưởng nông dân (uỷ viên)
2. Chức năng nhiệm vụ
2.1. Giai đoạn xây dựng đình
- Kêu gọi tìm nhà tài trợ chính: Nhà tài trợ chính là Ông Đỗ Duy Hưng.
- Giải phóng mặt bằng: Cùng với nhân dân trong thôn tiến hành giải phóng mặt bằng, đàm phán với các hộ dân bên cạnh để có được diện tích phù hợp.
- Chọn thiết kế: Thuê thiết kế, chọn thiết kế phù hợp, chi phí do Nhà tài trợ chính (50 triệu cho thiết kế quy hoạch, 170 triệu cho thiết kế chi tiết).
- Xin giấy phép quy hoạch và giấy phép xây dựng: Trên cơ sở hồ sơ thiết kế làm thủ tục xin giấy phép của UBND Huyện Gia Lộc. Chi phí do Nhà tài trợ chính tài trợ.
- Phối hợp với Nhà tài trợ chính tìm lại các Sắc phong, thần tích, v.v..
- Chọn nhà thầu xây dựng: Nguyên tắc làm chọn gói cả phần xây dựng, phần gỗ và phần Ngoã, có trách nhiệm tổ chức đi thăm các công trình mà các nhà thầu đã xây dựng để đánh giá khả năng các nhà thầu, chọn ra nhà thầu có năng lực và chất lượng tốt nhất để Nhà tài trợ chính đàm phán về giá thầu.
- Lập Ban vận động quyên góp và tuyên truyền.
- Lập Ban cố vấn.
- Lập Ban giám sát.
- Chọn kế toán: Đề xuất Ông Nguyễn Đức Đạt
- Ông Nguyễn Trọng Du
- Chọn thủ quỹ: Đề xuất Ông Đỗ Thế Bôn
- In giấy chứng nhận công đức.
- Phối hợp với các ban trong suốt quá trình xây dựng.
- Quản lý tài chính: Có 2 nguồn thu tài chính
+ Tài trợ từ nhà tài trợ chính: Nhà tài trợ sẽ trả trực tiếp tiền nguyên vật liệu cho nhà thầu không qua ban quản lý dự án.
+ Tiền công đức của Nhân dân thôn Ngà và các nhà hảo tâm: Đây là nguồn tài chính mà Ban quản lý sẽ cùng với Nhà tài trợ chính chi mua nội thất và trả tiền công. Nguyên tắc chi tiền là dựa trên đề xuất của người thực hiện, được ban quản lý chấp nhận, có chữ ký của Trưởng ban quản lý, chữ ký của kế toán, chữ ký của thủ quỹ, chữ ký của người bán hàng thì khoảng tiền đó mới được chi ra. Các khoản thu từ công đức và tài trợ, các khoản chi phải liên tục công bố rộng rãi cho Nhân dân biết.
+ Mở tài khoản tại Ngân hàng Nông nghiệp.
. Tên tài khoản Đình làng Ngà
. Chủ tài khoản: Bà Bùi Thị Yến
. Số tài khoản:
. Tại Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp Huyện Gia Lộc.
Hàng tuần hoặc tháng Bà Yến có trách nhiệm thông báo các nguồn tiền từ các nhà tài trợ và in bản sao kê (Ngân hàng in ra). Việc rút tiền từ tài khoản này để chi (theo đề nghị của ban quản lý dự án) do Ông Đỗ Thế Bôn đi rút khi có đủ 3 chữ ký (Bà Yến - Chủ tài khoản, Kế toán, và thủ quỹ).
- Họp dân công bố nhà tài trợ chính, kêu gọi các nhà hảo tâm khác thông qua Ban vận động quyên góp.
- Tổ chức lễ khởi công:
+ Xem chọn ngày khởi công.
+ Mời thầy cúng về cúng.
+ Mua sắm các lễ vật trong lễ khởi công.
+ Tổ chức lễ động thổ: Mời các quan chức, nhân dân, các nhà tài trợ, các khách mời và các công tác tổ chức trong lễ động thổ.
+ Đón nhận các sắc phong, thần tích tìm được tại Viện hán Nôm, do ông Bùi Khắc Mạnh viện trưởng và giáo sư Hoàng Giáp trao. Đề nghị Viện Hán Nôm phục dựng lại (trao lại cho Thôn vào ngày khánh thành).
+ Không tổ chức ăn uống.
+ Chi phí cho lễ khởi công do Nhà tài trợ chính tài trợ 20 triệu.
- Phối hợp với nhà thầu: Tạo điều kiện cho Nhà thầu có chỗ ăn, ở, nguồn điện, nước, nơi vệ sinh. Tổ chức bảo vệ vòng ngoài, đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu của Nhà thầu trong suốt quá trình thi công. Động viên khuyến khích kịp thời cho thợ làm tốt, nhắc nhở điều chỉnh thợ nếu như làm chưa tốt, hoặc sai với thiết kế, nếu như sau khi nhắc nhở nhưng nhà thầu vẫn chưa thực hiện đúng thì triệu tập cuộc họp, thành phần có Ban quản lý dự án, Nhà tài trợ chính, Đơn vị thiết kế, Nhà thầu để đưa ra phương án cho phù hợp.
- Trong quá trình thi công: Lắng nghe ý kiến của Ban cố vấn, Ban giám sát, nếu như có vấn đề gì sai khác với thiết kế thì Ban quản lý phải có phối hợp với nhà thầu như nội dung trên.
- Tổ chức lễ Thượng lương (cất nóc).
+ Cùng với tiến độ xây dựng xem chọn ngày cất nóc.
+ Mời thầy cúng về cúng.
+ Mua sắm các lễ vật trong lễ cất nóc.
+ Tổ chức lễ cất nóc: Mời nhân dân, các nhà tài trợ, các khách mời và công tác tổ chức trong buổi lễ.
+ Tổ chức ăn uống.
+ Chi phí cho lễ cất nóc: Lấy từ nguồn công đức và tài trợ đã có.
- Kết hợp với Viện Hán Nôm xây dựng Hương ước Làng Ngà (có phần lễ, phần hội), lấy ý kiến nhân dân để làm kim chỉ nam cho các thế hệ hoạt động.
- Tổ chức lễ khánh thành.
+ Cùng với tiến độ xây dựng xem chọn ngày khánh thành.
+ Mời thầy cúng về cúng.
+ Mua sắm các lễ vật trong lễ khánh thành.
+ Tổ chức lễ khánh thành: Mời Quan khách, nhân dân, các nhà tài trợ, các khách mời và các công tác tổ chức trong lễ khánh thành.
+ Đón nhận các sắc phong khôi phục lại từ Viện Hán Nôm.
+ Tổ chức ăn uống toàn dân.
+ Chi phí cho lễ khánh thành: Lấy từ nguồn công đức và tài trợ đã có.
- Tiếp tục kêu gọi các nguồn công đức và các nhà hảo tâm để tiếp tục xây dựng giai đoạn 2.
- Kinh phí hoạt động của Ban quản lý dự án: Tiền công cho các nhân viên của Ban quản lý hoàn toàn công đức và nếu có dưới hình thức thưởng sẽ từ nguồn tài trợ khác trực tiếp.
2.2. Giai đoạn sau xây dựng.
- Kết hợp với Viện Hán Nôm xin công nhận Đình làng Ngà là khu di tích xếp hạng.
- Xây dựng qui hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về bảo tồn, phát triển khu vực Đình làng và hoạt động của Ban quản lý di tích, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
- Tổ chức bảo vệ, quản lý, bảo tồn, quảng bá, tuyên truyền, giới thiệu giá trị văn hóa của Đình làng, theo qui định của Nhà nước và của tỉnh.
- Tổ chức việc kiểm kê, bảo quản, tu bổ, tôn tạo Đình làng theo qui định của Nhà nước và của tỉnh.
- Tổ chức nghiên cứu, sưu tầm, hội thảo, tọa đàm, tuyên truyền phát huy giá trị tinh thần của Đình Làng.
- Chủ trì, phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức lễ hội truyền thống, hoạt động văn hóa, văn nghệ và bảo vệ an ninh trật tự an toàn xã hội, bảo vệ cảnh quan và vệ sinh môi trường tại khu vực Đình làng theo qui định của nhà nước và của tỉnh;
- Tổ chức các hoạt động dịch vụ tại khu Đình làng theo qui định của Nhà nước và của tỉnh.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về hoạt động của Ban quản lý với Sở Văn hóa - Thông tin, Ủy ban nhân dân huyện Gia Lộc và các cơ quan có liên quan theo qui định.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch hoặc Ủy ban nhân dân tỉnh giao.
II. Ban cố vấn.
- Thành phần bao gồm các Cụ, Ông, Bà có tên dưới đây:
1. Nguyễn Kim Cương : Trưởng ban
2. Đỗ Gia Lộc : Phó ban
3. Đỗ Hoàng Lưu : Phó ban
4. Đỗ Trọng Thành : Phó ban
5 Hoàng Đình Hồng
6. Đỗ Thế Đức
7. Đỗ Văn Năng
8. Nguyễn Thị Thái
9. Trần Thị Phụ
10. Vũ Thị Giãm
11. Đỗ Văn Cự
12. Đỗ Xuân Trường
13. Nguyên Đức Hường
14. Đỗ Thị Vi
15. Đỗ Thị Sự
16. Đỗ Văn Tàm
17. Đỗ Văn Viên
18. Đỗ Thị Là
19. Đỗ Thị Tâm
20. Đỗ Văn Huyên
21. Hoàng Thị Vinh
22. Bùi Thị Tưởng
23. Nguyễn Văn Miềng
24. Nguyễn Đức Đạt
- Chức năng nhiêm vụ:
+ Trong suốt quá trình xây dựng lắng nghe ý kiến góp ý của Nhân dân, chọn ra những ý kiến chính xác để góp ý với Ban quản lý dự án.
+ Hàng ngày ra công trình: Động viên thợ, tiếp khách, nếu có đoàn khách từ các địa phương khác đến tham quan học hỏi thì các Cụ cùng với ban quản lý tiếp đón, giới thiệu quá trình quyên góp, xây dựng và trao đổi kinh nghiệm.
+ Cùng với ban quản lý, nhà thầu nghiệm thu công trình theo từng giai đoạn.
- Kinh phí hoạt động: Không có, hoàn toàn công đức.
- Ghi nhận đóng góp: Trưởng ban có trách nhiệm phân công và chấm công từng Cụ để sau khi công trình hoàn thành, các cụ tham gia ban này sẽ được ban quản lý dự án cấp giấy chứng nhận công đức, khi lập bia đá ghi nhận công đức sẽ có tên.
III. Ban Tuyên truyền và vận động quyên góp.
- Thành phần bao gồm các Cụ, Ông, Bà có tên dưới đây:
1. Đỗ Văn Báu : Trưởng ban
2. Đỗ Văn Biên : Phó ban
3. Đỗ văn Phương : Phó ban
4. Nguyễn Đình Thuật
5. Dương Thị Lụa
6. Đỗ Thị Lứu
7. Đỗ Trọng Kim
8. Nguyễn Trọng Du
9. Nguyễn Đức Huy
10. Vũ Thị Loan
11. Đỗ Văn Cát
12. Đỗ Văn A
13. Đỗ Văn Ngừng
14. Đỗ Đình Núi
15. Nguyễn Văn Minh
16. Nguyễn Đức Hải(Yến)
17. Nguyễn Văn Đức (Trang)
18. Trần Thị Sáu
19. Hoàng Đình Cảnh
- Chức năng nhiêm vụ:
+ Tuyên truyền giải thích rõ cho Con cháu Nhân dân làng Ngà phát huy truyền thống quý báu dân làng Ngà, thể hiện đạo lý “Uống nước nhớ nguồn”, “Ăn quả nhớ người trồng cây” cùng nhau hướng về cội nguồn với tấm lòng hảo tâm, vui lòng quyên góp, ủng hộ cho Làng một số kinh phí để xây dựng khôi phục lại Đình Làng.
+ Tổ chức văn nghệ.
+ Băng rôn khẩu hiệu, cờ hoa.
+ Thông qua đài phát thanh của Thôn biểu dương tinh thần công đức của mọi người dân, thông tin cho Nhân dân biết chi tiết quá trình xây dựng.
+ Kêu gọi các nguồn công đức và tài trợ bằng tiền mặt.
+ Đề xuất mức đóng góp công đức chung cho toàn dân.
+ Kêu gọi các nhà hảo tâm có năng lực tại địa phương công đức với tư các cá nhân hoặc doanh nghiệp.
+ Ngoài nhà tài trợ chính, nếu nhà tài trợ nào có lòng hảo tâm với số tiền lớn thì có thể xếp theo các mức tài trợ vàng, bạc, đồng (ví dụ 1 tỷ sẽ là tài trợ vàng, 500 triệu là tài trợ bạc, 200 triệu là tài trợ đồng). Khi xuất hiện nhà tài trợ Vàng, Bạc, Đồng thì Ban vận động yêu cầu Ban quản lý dự án tiến hành họp toàn bộ nhân dân công bố những nhà tài trợ này.
+ Cùng với ban quản lý chọn ra danh sách con Em tại địa phương (tên, con ông bà nào, điện thoại, địa chỉ) công tác xa quê, liên hệ trực tiếp, qua điện thoại, gửi thư (Bao gồm Thư vận động, Bản vẽ tổng thể Đình làng, Quyết định của UBND Huyện về quy hoạch và xây dựng, quy chế hoạt động của Ban quản lý dự án xây dựng Đình làng), sau 10 ngày gọi điện lại kiểm tra xem đã nhận được chưa, nếu nhận được thì công đức bao nhiêu, đề nghị chuyển trực tiếp thông qua gia đình tại địa phương hoặc vào tài khoản:
. Tên tài khoản: Đình làng Ngà
. Chủ tài khoản: Bà Bùi Thị Yến
. Số tài khoản:……………….
. Tại Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp Huyện Gia Lộc
Sau 10 ngày tiếp theo sẽ kiểm tra lại nếu chưa chuyển tiền thì nhắc nhở.
- Hàng tuần lập báo cáo danh sách các nhà tài trợ đã công đức, so sánh với thủ quỹ, kế toán, Trưởng ban quản lý để công bố cho toàn dân biết.
- Sau khi nhận tiền công đức, nếu là người ở tại địa phương Ban vận động tài trợ có trách nhiệm viết phiếu ghi nhận công đức đưa trực tiếp cho người tài trợ, nếu nhà tài trợ công đức tiền qua tài khoản hoặc gửi tiền về thì Ban vận động có trách nhiệm gửi phiếu ghi nhận công đức qua thư đến tận tay nhà tài trợ.
- Kinh phí hoạt động: Phần in ấn và chi phí gửi thư tới các nhà tài trợ lấy từ tiền công đức, phần công trông nom hoàn toàn làm công đức hoặc từ nguồn tài trợ riêng.
- Tiền công đức, tài trợ là tiền xây dựng Đình làng, không lợi dụng chức năng nhiệm vụ để tư lợi, nếu ai tư lợi sẽ phải trả lại, nếu không trả lại sẽ bị thông báo cho toàn thể nhân dân biết, kiện ra toà và có thể phải truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Ghi nhận đóng góp: Sau khi công trình hoàn thành, các cá nhân tham gia ban này sẽ được ban quản lý dự án cấp giấy chứng nhận công đức, khi lập bia đá ghi nhận công đức sẽ có tên, các cá nhân nào không nhiệt tình, nghiêm túc với đúng chức năng nhiệm vụ, với đề xuất của ban quản lý dự án sẽ bị loại và chọn người thay thế.
- Hàng ngày trong ban cử người thường trực tại nhà văn hoá để tiếp nhận quyên góp của nhân dân.
IV. Ban giám sát.
- Thành phần bao gồm các Cụ, Ông, Bà có tên dưới đây:
1. Nguyễn Văn Đoàn: Trưởng ban
2. Đỗ Thế Bôn : Phó ban
3. Nguyễn Văn Quang
4. Đỗ Thế Cường
5. Đỗ Văn Vui
6. Vũ Văn Xá
7. Đỗ Văn Phần
8. Đỗ Văn Trường
9. Đỗ Văn Thích
10. Đỗ Ngọc Nghị
11. Đỗ Đình Nghĩa
- Chức năng nhiêm vụ:
+ Kiểm tra chất lượng gỗ, sắt, xi măng, gạch, cát sỏi có đúng với hợp đồng ký kết giữa nhà thầu và Nhà tài trợ chính, nếu đúng thì nguyên vật liệu được đưa vào thi công, nếu không đúng sẽ yêu cầu nhà thầu đổi lại.
+ Đo kiểm khối lượng nhập vào công trình cho phù hợp với khối lượng đúng với hợp đồng ký kết giữa nhà thầu và Nhà tài trợ chính.
+ Cùng với ban quản lý, nhà thầu nghiệm thu công trình theo từng giai đoạn.
+ Hàng ngày ra công trình: Động viên thợ, học hỏi trao đổi kinh nghiệm trên tình thần xây dựng.
- Kinh phí hoạt động: Không có, hoàn toàn công đức.
- Ghi nhận đóng góp: Trưởng ban có trách nhiệm phân công và chấm công từng thành viên, sau khi công trình hoàn thành, các cá nhân tham gia ban này sẽ được ban quản lý dự án cấp giấy chứng nhận công đức, khi lập bia đá ghi nhận công đức sẽ có tên. Các cá nhân nào không nhiệt tình và thiếu nghiêm túc với chức năng nhiệm vụ sẽ bị loại và chọn người thay thế.
- Trong hoạt động yêu cầu các ban phối kết hợp và gúp nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ.
V. Ghi nhận đóng góp
- Theo thiết kế có 2 nhà bia, là nơi mô tả lại quá trình xây dựng khôi phục đình làng, ghi nhận chi tiết công đức của nhân dân, của nhà tài trợ chính, ban quản lý dự án, Ban cố vấn, Ban vận động quyên góp & tuyên truyền, Ban giám sát.
- Ngoài ra mỗi nhà hảo tâm sẽ được ghi nhận bằng giấy ghi nhận công đức của Ban quản lý dự án cấp.